Трудовая книжка: зачем нужна и кто за нее отвечает
Начинаем серию разъяснений о трудовых книжках. В первом посте - основные правила для нанимателя и работника
НАНИМАТЕЛЮ
- На каких работников нужно вести трудовые книжки
На всех, кто работает свыше пяти дней, если эта работа для них основная, в том числе на впервые поступающих на работу.
Исключение: наниматели - физические лица. Они не оформляют и не заполняют трудовые книжки своим работникам.
Это правило действует с 28 января 2020 года
Наниматель-физическое лицо:
индивидуальный предприниматель; адвокат; нотариус; субъект агроэкотуризма; найм на работу к физическим лицам в качестве домашних работников (няни, сиделки, помощники по хозяйству и др.)
Например, при работе у ИП запись в трудовую книжку работника не вносится, даже если это основное и первое место работы.
- Кто отвечает за оформление, ведение и хранение
Эту работу организует наниматель.
Заполнять книжки, вносить записи, вести учет и выдавать документы может уполномоченное им должностное лицо.
- Кто приобретает бланки книжек и вкладышей?
Работники, которые устраиваются на работу впервые, самостоятельно не приобретают бланки трудовых книжек.
Трудовую книжку впервые поступающему на работу оформляет наниматель. При этом стоимость бланка трудовой книжки возмещается работником нанимателю по установленным правилам.
РАБОТНИКУ
- Зачем нужна трудовая книжка, если сведения есть в ФСЗН
Она остается основным документом о трудовой деятельности в случаях, когда ее ведение является обязательным.
В ней отражаются сведения о выполняемой работе, постоянных переводах, увольнении, включая основание прекращения трудового договора, награждениях и поощрениях. Наличие данных в ФСЗН не отменяет обязанность нанимателя вести трудовую книжку.
- Где хранится книжка во время работы
При приеме на работу она передается на хранение нанимателю, в связи с чем уполномоченное должностное лицо нанимателя выдает расписку в получении трудовой книжки, которая составляется в произвольной форме с указанием реквизитов нанимателя.
О получении расписки работник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. При увольнении документ должны выдать работнику в день увольнения (последний день работы).
- Кто оплачивает бланк трудовой книжки, дубликата или вкладыша
Работник оплачивает стоимость бланка трудовой книжки, ее дубликата или вкладыша к ней, в том числе путем удержания из заработной платы по его письменному заявлению, если такое удержание предусмотрено в коллективном договоре или ином локальном правовом акте,- в размере суммы, затраченной нанимателем на его приобретение.
Если трудовая книжка утрачена по вине нанимателя, ее дубликат выдается без взимания его стоимости.
- Как записи связаны со стажем и будущей пенсией
Трудовая книжка помогает подтвердить периоды работы до введения персонифицированного учета.
С 1 января 2003 года стаж и заработок для назначения пенсии подтверждаются сведениями персонифицированного учета.
Поэтому важно проверять правильность записей: ошибки или пропущенные периоды могут потребовать дополнительных подтверждающих документов либо внесение исправлений (дополнений) в сведения трудовой книжки.
